Finalidad
Esta política describe cómo GLS facilita la trazabilidad de las acciones de los usuarios y del sistema. Su finalidad es facilitar las auditorías normativas o de clientes y ayudar a los operadores a investigar incidentes de forma estructurada.
Alcance
Esta política se aplica a todas las funciones operativas de GLS en las que las acciones de los usuarios o del sistema afectan de forma significativa al transporte, a la integridad de los datos o a los resultados comerciales.
Principios
- Cada usuario debe quedar claramente vinculado a las acciones que realiza
- Las acciones importantes deben registrarse en orden temporal y poder recuperarse
- Los registros deben facilitar la investigación sin exponer datos ajenos al caso
- La trazabilidad no debe depender de tareas manuales
Funciones de GLS orientadas a la auditoría
Trazabilidad de acciones
Las acciones operativas principales, incluidas la creación, la actualización y los cambios de estado, se registran con información de identidad, fecha, hora y contexto para poder reconstruir la actividad si es necesario.
Registro de eventos
Los registros se almacenan en orden temporal para facilitar el análisis forense y la respuesta a incidentes. Los datos sensibles se tratan conforme a la Política de protección de datos.
Separación entre empresas
Los registros de una empresa no están disponibles para otra, respetando las expectativas de privacidad y los límites contractuales.
Transparencia operativa
GLS procura ofrecer vistas y exportaciones adaptadas a las solicitudes habituales de auditores, inspectores de seguridad y autoridades. Estas funciones seguirán desarrollándose.
Uso en investigaciones
Los registros y las funciones de trazabilidad están diseñados para facilitar:
- auditorías normativas
- verificación de contratos con clientes
- investigaciones de incidentes y reclamaciones
- revisiones internas de calidad
Responsabilidades
GLS aporta las funciones de trazabilidad de la plataforma. Los clientes siguen siendo responsables de asignar correctamente las funciones, los permisos y los procesos internos de aprobación.
Limitaciones
La trazabilidad no sustituye la supervisión de la dirección ni el control operativo. Los registros no están destinados a la vigilancia encubierta de personas y deben utilizarse de forma ética y legal.
Revisión
Esta política se revisa al menos una vez al año, o antes si cambian de forma significativa la arquitectura de la plataforma o los requisitos normativos.