Operaciones
Documentos y OCR
GLS ofrece un servicio de recepción de documentos mediante OCR para reducir las tareas administrativas manuales del transporte diario.
Última actualización: Enero de 2026
Los documentos se reciben por correo, se leen y validan automáticamente y se incorporan al servicio correcto o se remiten para corregirlos cuando es necesario.
Qué ocurre en la práctica
Los documentos del cliente suelen recibirse por correo con archivos PDF, DOCX o imágenes adjuntos.
- se examinan los documentos y se extraen los datos principales
- se aplican comprobaciones de validación (remitente, peso, Incoterms)
- se identifica el servicio a partir del documento y el contexto del correo
Si el servicio puede identificarse con suficiente confianza, todos los datos extraídos pasan a su cola a la espera de confirmación operativa.
Asignación por servicio
La asignación documental de GLS se basa en el servicio. Una vez identificado, todos los archivos adjuntos pasan a su cola.
- sin clasificación manual de correos
- sin volver a introducir los datos del envío
- sin preparación manual del manifiesto
El OCR ayuda al proceso operativo, pero no sustituye la supervisión ni las decisiones humanas.
Servicio sin asignar
Si un documento no puede asociarse con confianza a un servicio, se coloca en la zona de servicios sin asignar.
- los operadores revisan y completan la información que falta
- los documentos se reasignan manualmente al servicio correcto
- los escaneos de baja calidad se gestionan de forma segura y visible
Ningún documento se descarta ni se archiva incorrectamente de forma silenciosa.
Plantilla de envío por correo
Durante el alta, GLS puede facilitar una plantilla de correo estructurada y adaptada a los servicios acordados en el Acuerdo A.
La plantilla puede incorporarse a su sistema de correo y seleccionarse al enviar los datos de una expedición.
«Estimado socio: [Servicio: MAN → BSL]. Se adjuntan los documentos necesarios para este servicio».
Una vez seleccionado el servicio, todos los adjuntos se dirigen automáticamente a su cola.
Visibilidad para los socios
- los documentos son visibles para ambos socios del servicio
- las actualizaciones y los justificantes se comparten sin cadenas de correos
- los documentos sin asignar permanecen privados hasta su asignación
Trazabilidad y cumplimiento
- el acceso se basa en funciones
- las acciones tienen fecha y hora
- los documentos están separados por empresa
- se facilitan la auditoría y la investigación